Werkomgeving

Het Shared Service Centrum ONS is een samenwerkingsverband
tussen Provincie Overijssel, Gemeente Kampen en de Gemeente Zwolle.
Wij verzorgen voor deze organisaties Inkoopadvisering, Personeel-
en Salarisadministratie en ICT. Als management assistenten
ondersteunen wij het management zodat zij hun werk efficiënt en
goed kunnen uitvoeren. We werken in principe ieder voor een of twee
vaste managers, maar in vakanties en bij ziekte moeten we elkaar
wel kunnen vervangen.

Functieomschrijving

We ondersteunen het managementteam van het SSC ONS op secretarieel gebied. Het betreft:

• Telefoonafhandeling: bepalen van het belang van telefoongesprekken, doorverbinden  of zelfstandig afhandelen.
• Agendabeheer en –bewaking. Plannen van vergaderingen en daarbij stellen van de juiste prioriteiten.
• Post  en e-mailcorrespondentie: registreren, verzamelen van achtergrondinformatie, opstellen van conceptantwoorden en zelfstandige afhandeling binnen de gemaakte afspraken.
• Vergaderingen: In overleg met de voorzitter agenda’s voor diverse vergaderingen opstellen, opstellen van besluit- en actielijsten en soms ook notuleren en het maken van een verslag. Ook bewaken we de afhandeling van acties.
• We stemmen informatie en verzoeken van vertrouwelijke of gevoelige aard af met de manager en zorgen voor correcte overdracht naar betrokkene(n), zowel intern als extern.
• We hebben een bufferfunctie tussen de manager en medewerkers of externe personen en instanties. Door een goede belangenafweging zorgen we dat de manager niet onnodig belast wordt.

Persoonlijk profiel

Je hebt een MBO secretariële achtergrond. We zijn op zoek naar iemand die ervaring heeft in een soortgelijke functie en die bij voorkeur overweg kan met de digitale omgeving. Je hebt overzicht, weet hoofd- en bijzaken te onderscheiden en kunt goed plannen. Je hebt een flexibele houding, een hoge stresstolerantie en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.

Voor deze functie geldt dat je primair de manager ICT gaat ondersteunen. Ervaring in een ICT-gerelateerde afdeling strekt tot aanbeveling.

Competenties

Resultaatgericht, plannen en organiseren, gevoel voor detail, van buiten naar binnen denken, omgevingsbewust, klantgericht, flexibiliteit, stressbestendigheid, met passie werken, goed communiceren.

De afdeling ICT kent verschillende teams met eigen teamleiders. We verwachten daarom dat je na de inwerkperiode in staat bent telefoontjes of mails te beleggen bij de juiste persoon.

Salaris

Minimaal € 1.543,- (minimum aanloopschaal 5) bruto per maand bij een volledige werkweek. Maximaal € 2.500,- (maximum functieschaal 6) bruto per maand bij een volledige werkweek. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring. Exclusief 8% vakantietoelage en 6 % eindejaarsuitkering.